Son güncelleme: 16 Ekim 2026
Verileriniz
Bu sayfada yalnız bugün üründe çalışan önlemleri anlatıyoruz. Bir şeyi yapmıyorsak ya da bir veri yurt dışında işleniyorsa onu da açıkça yazıyoruz.
Kısaca
- Uygulama, veritabanı ve yüklediğiniz dosyalar Türkiye’deki sunucumuzda durur.
- Her site yalnız kendi kayıtlarını görür; site içinde de herkes yalnız rolünün izin verdiği bölümü görür.
- Kayıtlarda kimin ne zaman neyi değiştirdiği denetim kaydına düşer; bu kayıt uygulamadan silinemez.
- Her gece yedek alınır; yedeğin şifreli kopyası Avrupa Birliği’nde saklanır.
- Bütün verinizi istediğiniz an Excel ve dosyalarla birlikte tek ZIP olarak indirirsiniz.
- Verinizi satmayız, reklam ya da pazarlama için kullanmayız.
Verileriniz nerede?
Uygulama, veritabanı ve yüklediğiniz belgeler Türkiye’deki sunucumuzda çalışır. Veritabanı dış ağa kapalıdır; yalnız uygulama sunucusu erişir. Sunucuya yalnız anahtarla girilir, şifreyle giriş kapalıdır.
Tarayıcınızla ya da mobil uygulamayla aramızdaki bağlantı her zaman şifrelidir (HTTPS). Tarayıcınıza bir yıl boyunca bu adrese yalnız şifreli bağlantıyla gelmesi söylenir (HSTS).
Yazı tiplerini kendi sunucumuzdan veririz; panelde harita, reklam ya da ölçüm hizmeti çalışmaz.
Siteler birbirinden ayrıdır
Her kayıt bir siteye bağlıdır. Oturum açtığınızda hangi sitede olduğunuz oturum anahtarınıza yazılır ve veritabanına giden her sorguya otomatik olarak “yalnız bu site” koşulu eklenir. Yeni kayıt da her zaman açık olan siteye yazılır.
Yüklediğiniz dosyalar site klasörlerinde tutulur ve doğrudan bir adresle açılmaz; her indirme, yetkinizin ve kaydın size ait olduğunun kontrol edildiği uygulama üzerinden yapılır.
Kim neyi görür?
Yönetim ekibindeki herkese bir rol verirsiniz: Site Yöneticisi, Yönetim Kurulu Üyesi, Muhasebe, Denetçi (yalnız okur), İletişim Sorumlusu, Güvenlik/Kapıcı, Teknik Personel ya da Avukat. Her rol için hangi bölümü görüp hangisini değiştirebileceğini ayrı ayrı seçebilir, bir kişiyi belirli bloklarla sınırlayabilirsiniz. Avukat yalnız kendisine atanan daireleri, belirlediğiniz bitiş tarihine kadar görür.
Sakinler yalnız kendi dairelerinin borcunu, ödemesini ve kendi taleplerini görür.
- Şifreler geri çevrilemeyen biçimde (PBKDF2 özeti) saklanır; kimse, biz de dahil, şifrenizi göremez.
- Art arda 5 hatalı girişte hesap 15 dakika kilitlenir.
- İki adımlı doğrulama (doğrulama uygulaması ve kurtarma kodları) herkese açıktır; yönetim ekibi için zorunlu kılabilirsiniz.
- Açık oturumlarınızı cihaz cihaz görür, istediğinizi kapatırsınız. Şifre sıfırlanınca bütün oturumlar kapanır; bir kişinin yetkisi değişince oturumu da kapanır.
- Oturum çerezi tarayıcıdaki betiklerce okunamaz ve başka sitelerden gelen isteklerle gönderilmez.
Denetim kaydı
Borç, tahsilat, gider, kişi ve ayar gibi kayıtlarda yapılan her ekleme, değişiklik, silme ve dışa aktarma; kimin, ne zaman yaptığıyla ve değişen alanların eski ve yeni değerleriyle denetim kaydına yazılır. Bu kayıt uygulamada düzenlenemez ve silinemez; 10 yıl saklanır.
Kimlik numarası, telefon, e-posta, IBAN, doğum yılı ve plaka gibi kişisel alanlar denetim kaydına maskelenerek yazılır; şifre ve iki adımlı doğrulama bilgileri hiç yazılmaz.
Destek için ekibimizin sitenize girmesi gerekirse bu oturum 30 dakikayla sınırlıdır ve yaptığı her işlem denetim kaydında “destek” etiketiyle görünür.
Kapatılmış bir dönem ancak gerekçe yazılarak yeniden açılabilir; kimin, ne zaman ve hangi gerekçeyle açtığı kayıtta kalır.
Şifrelenen alanlar
Bağlantının şifrelenmesine ek olarak bazı alanlar veritabanında da şifreli tutulur: kişilerin kimlik numarası, personelin kimlik numarası ve IBAN’ı, SMS ve mesajlaşma hesaplarınızın şifreleri ile iki adımlı doğrulama anahtarları. Ad, telefon ve e-posta gibi diğer alanlar veritabanında şifresizdir; bunları yukarıdaki erişim kuralları korur.
Yedekleme
Veritabanı ve yüklenen dosyalar her gece yedeklenir ve yedeğin okunabildiği otomatik olarak sınanır. Son 7 günün ve son 4 haftanın yedeği sunucuda tutulur.
Sunucunun başına bir şey gelirse diye yedeğin bir kopyası da Cloudflare R2 depolama hizmetine, Avrupa Birliği’ndeki sunuculara gönderilir. Bu kopya gönderilmeden önce bizde tutulan bir anahtarla şifrelenir; Cloudflare içeriği göremez. Yedekten geri yükleme, canlı sistemden ayrı bir veritabanında denenmiştir.
Veriniz sizindir
Tam yetkili yönetici, sitenin bütün kayıtlarını Excel’de ve yüklenen bütün belgeleri klasörlerde, tek bir ZIP dosyası olarak dilediği an indirir. Her liste ayrıca Excel’e aktarılabilir. Aboneliği bıraktığınızda veriniz bizde kilitli kalmaz.
Sakinler “Verilerim” sayfasından kendileri hakkında tutulan verinin bir kopyasını indirir; düzeltme, silme ya da itiraz talebini aynı sayfadan gönderir. Talepler en geç 30 gün içinde yanıtlanır.
Ne kadar saklanır?
İşi biten veri kendiliğinden silinir. Aşağıdaki süreler varsayılandır; dosya saklama sürelerini site yönetimi kendi ayarından değiştirebilir. Borç, tahsilat, makbuz, karar defteri ve kurul kayıtları ise site yönetiminin yasal saklama yükümlülüğü nedeniyle silinmez.
| Veri | Süre |
|---|---|
| Oturumların IP adresi ve tarayıcı bilgisi, giriş kayıtları | 90 gün |
| Sona ermiş oturumlar | 30 gün |
| Gönderilen SMS, e-posta ve bildirimlerin gönderim kayıtları | 1 yıl |
| Uygulama içi bildirimler | 1 yıl |
| Kapı giriş kayıtları (ziyaretçi, kargo) | 1 yıl |
| Arıza ve sayaç fotoğrafları | 12 ay |
| Reddedilen ödeme bildirimi dekontları | 30 gün |
| Silinen dosyalar (diskten kalıcı silme) | 30 gün sonra |
| Denetim kaydı | 10 yıl |
| Tanıtım sitesindeki teklif formları | 2 yıl |
Hizmet aldığımız sağlayıcılar
Bazı işler için dış hizmet kullanıyoruz. Her birine yalnız o işin gerektirdiği veri gider:
- SMS, WhatsApp ve Telegram mesajları, site yönetiminin kendi bağladığı hesap üzerinden gider; bu sağlayıcıyı site seçer.
- Panelde analitik, reklam ya da sosyal medya hizmeti çalışmaz.
| Sağlayıcı | Ne için | Giden veri | Konum |
|---|---|---|---|
| Resend | E-posta gönderimi | Alıcının e-posta adresi ve adı, iletinin içeriği | AB (İrlanda) |
| Cloudflare R2 | Yedeğin şifreli kopyası | Şifreli yedek dosyası (içerik okunamaz) | AB |
| Cloudflare Turnstile | Giriş ve formlarda bot koruması | Doğrulama anahtarı ve IP adresi | Küresel |
| Sentry | Uygulama hatalarının izlenmesi | Hata ayrıntısı; ad, e-posta, IP, IBAN ve çerezler gönderilmeden önce ayıklanır | AB (Almanya) |
| Google Firebase | Mobil uygulama bildirimleri | Cihaz anahtarı ve bildirim metni | Küresel |
| Google Analytics | Yalnız tanıtım sitesinde, onayınızla ziyaret istatistiği | Tarayıcı ve sayfa bilgisi | AB ve ABD |
KVKK’da roller
Sitenizin kat maliki, kiracı ve personel kayıtları için veri sorumlusu site yönetimidir; Açık Defter bu verileri yalnız site yönetiminin talimatıyla, hizmeti sunmak için işleyen veri işleyendir. Yönetici hesapları, abonelik ve tanıtım sitesindeki formlar için veri sorumlusu Açık Defter’dir.
Sakinin veri talebi site yönetimine ulaşır; yönetim, silme talebini uygulamadan önce bir önizlemede hangi verinin silineceğini, hangisinin yasal nedenle kalacağını görür.
Paneldeki çerezler
panel.acikdefter.com yalnız oturumu sürdürmek için gereken zorunlu çerezleri kullanır; mobil uygulama çerez kullanmaz, oturumu telefonun güvenli deposunda tutar.
| Çerez | Amaç | Süre |
|---|---|---|
by_session | Oturum anahtarı. Betiklerce okunamaz, yalnız şifreli bağlantıyla ve yalnız bu siteden gönderilir. | Tarayıcı kapanınca; “Beni hatırla” seçiliyse 30 gün |
by_auth | Oturumun açık olduğunu arayüze bildirir; kişisel veri içermez. | Oturumla aynı |
by_origin | Yalnız destek girişinde, destek bitince yöneticinin kendi oturumuna dönmesi için. | Tarayıcı kapanınca |
Sorularınız için: info@acikdefter.com