Aidat takibi
Aidat Takibi: Excel ve Defterden Programa Geçiş
Küçük bir apartmanda aidat defteri ya da bir Excel dosyası yıllarca iş görür. Daire sayısı arttığında, yönetici değiştiğinde ya da bir sakin hesap sorduğunda dosyanın sınırları belli olur. Bu yazı geçiş için gerekenleri sırayla anlatır.
Excel ne zaman yetmez?
- Gecikme tazminatını her daire için gün gün hesaplamak gerektiğinde,
- Malik ile kiracının borçlarını ayrı tutmak ve taşınan sakinin hesabını kapatmak gerektiğinde,
- Bankaya gelen havaleyi hangi dairenin ödediğini açıklamalardan tek tek bulmak zorunda kaldığınızda,
- Yönetici değiştiğinde dosyanın hangi sürümünün doğru olduğu bilinmediğinde,
- Sakinler borçlarını ve makbuzlarını sormak için yöneticiyi aradığında.
Geçişten önce hazırlanacak listeler
- Blok ve daire listesi: daire numarası, bölüm türü, metrekare ve arsa payı.
- Kişiler: malik ve kiracıların adı, telefonu, e-posta adresi ve hangi dairede oturdukları.
- Açık borçlar: açılış tarihindeki her dairenin ödenmemiş tutarı ve borcun malike mi kiracıya mı ait olduğu.
- Son işletme projesi ya da aidat tutarları ve dağıtım esası.
- Banka hesabı bilgileri ve son ayın ekstresi.
Açılış bakiyesi nasıl belirlenir?
Eski hareketlerin hepsini programa girmeye gerek yoktur. Bir ayın ilk gününü açılış tarihi seçin ve her dairenin o güne kadarki açık borcunu tek bir açılış borcu olarak aktarın. Eski defteri ya da Excel dosyasını saklayın; yönetici, giderleri ve belgeleri saklamakla yükümlüdür (KMK md. 36).
İlk ay
- Aylık aidat tanımını işletme projesindeki tutarla oluşturun ve ilk borçlandırmayı yapın.
- Sakinlere giriş bilgilerini gönderin; her daireye özel ödeme kodunu havale açıklamasına yazmalarını isteyin.
- Ay sonunda banka ekstresini okutun, eşleşen tahsilatları onaylayın, eşleşmeyenleri elle bağlayın.
- Giderleri belgeleriyle kaydedin ve ilk ay sonunda gelir-gider özetini kontrol edin.
Yönetim planında aksine hüküm yoksa, toplanan paraları yatırmak için muteber bir bankada yönetici sıfatı gösterilerek hesap açtırılması yöneticinin görevleri arasındadır (KMK md. 35/j). Havale ve EFT ile ödenen aidat için banka kaydı da oluşur.
Sık sorulan sorular
Eski yılların bütün hareketlerini girmem gerekir mi?
Hayır. Bir açılış tarihi seçip her dairenin o günkü açık borcunu açılış bakiyesi olarak aktarmak yeterlidir. Eski kayıtları saklamaya devam edin.
Geçiş ne kadar sürer?
Listeler hazırsa aktarım çoğunlukla tek oturumda biter. İlk ayın sonunda banka ekstresi eşleştirildiğinde geçiş bitmiş olur.
Sakinlerin uygulama kullanması zorunlu mu?
Hayır. Uygulamayı kullanmayan sakinin borcu ve ödemesi yine kayıtta durur; havaleyi ödeme koduyla yaptığında tahsilatı eşleştirilir.
Kaynaklar
- 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, md. 35: Yöneticinin görevleri, banka hesabı
- 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, md. 36: Defter tutulması ve belgelerin saklanması
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Yönetim planınız kanundan farklı hükümler içerebilir; somut bir uyuşmazlıkta bir hukukçuya danışın. Kanun metni 7579 sayılı Kanunla yapılan 2026 değişikliğine kadar güncel olarak esas alınmıştır.