Yöneticiler İçin · Operasyon
Talepler ve Arızalar
Sakin, QR ve telefon bildirimlerini atayın, durumunu yönetin, firma önerisi alın ve mükerrer kayıtları birleştirin.
Adımlar
Talepleri Filtreleyin
Talepler ve Arızalar ekranında “Açık”, “Geciken”, “Kapanan”, “Tümü” sekmeleri ile Tür, Kategori ve Personel filtrelerini kullanın. Kartlar açık, geciken, çözülen sayılarını ve memnuniyeti gösterir.
Telefonla Gelen Talebi Girin
“Yeni Talep” ile Tür, Nasıl Bildirildi, Başlık, Açıklama, Kategori, Öncelik, Bölüm veya Ortak Alan, Bildiren, Atanan Personel ve Hedef Tarih girin. Ortak alan arızalarında “Tüm Sakinler Görsün”ü açın.
Atayın ve Düzenleyin
Talebe tıklayınca Kategori, Öncelik, Atanan (personel veya tedarikçi), Hedef Tarih ve “Bağlı Gider (maliyet)” alanlarını doğrudan değiştirebilirsiniz.
Durumu Değiştirin
“İşleme Al”, “Beklemeye Al”, “Çözüldü” veya “Reddet” düğmelerini kullanın. Çözüldü için ne yapıldığını, Reddet için gerekçeyi yazmak zorunludur; metin sakine iletilir. Kapanmış kayıt “Yeniden Aç” ile açılır.
Firma Önerisini Kullanın
“Önerilen Firmalar” kartı talebin kategorisine hizmet veren firmaları listeler; “Ara”, “Acil” veya “Firmaya Ata” düğmelerini kullanın.
Benzer Kayıtları Birleştirin
“Benzer ve Mükerrer Kayıtlar” kartında “Buna Birleştir” veya “Bunu Ona Birleştir” deyin. Birleştirilen kaydın sahibine bilgi gider; ana kayıt sonuçlanınca herkes haberdar olur. “Geri Al” ile birleştirme kaldırılır.
Mesaj ve İç Not Yazın
“Geçmiş ve Mesajlar” altında sakine mesaj yazın; “İç not (sakin görmez)” anahtarını açarsanız not yalnızca yönetimde kalır. “Fotoğraf / Belge Ekle” ile dosya ekleyin.
İlgili Sorular
İlk yanıt süresi nasıl ölçülür?
Yeni talebe sakinin göreceği ilk mesajınız veya ilk durum değişikliğiniz ilk yanıt sayılır. İç notlar ve atama değişiklikleri sayılmaz. Yönetimin kendi açtığı talepler ölçüme girmez. Hedef süre aşılınca talep yetkisi olan yöneticilere bir kez bildirim gider, sakine gitmez. Şeffaflık raporunda bu dönemde en az 3 talep yanıtlandıysa medyan süre yayımlanır.
Talebin gecikmiş sayılması neye göre belirlenir?
Talep kategorisindeki hedef süreye göre belirlenir; acil öncelikte süre yarıya iner. Talepte “Hedef Tarih” elle girilirse o tarih esas alınır. Kategorileri Talepler > “Kategoriler” penceresinden düzenleyin.
Aynı arıza için gelen birden fazla talebi nasıl birleştiririm?
Talebi açın, “Benzer ve Mükerrer Kayıtlar” kartında ilgili kayıt için “Buna Birleştir” deyin. Birleştirilen kayıt kapanır, sahibine bilgi gider ve ana kayıt çözülünce herkes bildirim alır. Yanlışlıkla birleştirdiyseniz “Geri Al” deyin.
Talebe sakinin görmeyeceği not yazabilir miyim?
Evet. Talep çekmecesinde mesaj kutusunun altındaki “İç not (sakin görmez)” anahtarını açıp “İç Not Ekle” deyin.